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公的（競争的）研究資金執行の取扱い

「公的（競争的）研究資金」の執行については、「研究機関における公的研究費の管理・監査ガイドライン（実施基準）（平成19年2月15日文部科学大臣決定）令和3年2月1日改定」に基づき、各研究機関における研究費の適正使用・適正管理に関する具体的な施策が示され、本学におきましても、下記の関連施策を実施しております。

これらのことは、公的（競争的）研究資金を執行する上での不適切な経理処理（架空取引による預け金・カラ出張・カラ謝金等）において、研究者自身の責に加えて研究組織の社会的信頼をも失墜させ、今後の大学経営に多大な損失を招く恐れを未然に防止することであり、文部科学省等による指導に基づくものです。

(1)購入物品の検収窓口の設置
(2)研究支援者等の雇用手続き
(3)旅費の事実確認（出張証明書）
(4)相談窓口の設置
(5)告発窓口の設置等
(6)内部監査・リスクアプローチ監査の実施
(7)物品等購入の発注権限の明確化
(8)物品等購入の発注段階での支出財源の特定
(9)換金性の高い物品の管理
(10)特殊な役務に関する検収

【1】公的（競争的）研究資金とは
公的（競争的）研究資金（以下、「競争的研究資金」という。）とは、文部科学省及び他府省等が直接的に公募・運用する競争的研究資金、または、所管の独立行政法人等が公募・運用する競争的研究資金を指します。

【2】コンプライアンス教育の受講および誓約書提出の義務付け
競争的研究資金の運営・管理に関わる全ての構成員に不正防止の取組及びルール等のコンプライアンス教育を受講し、受講内容等を理解した上で誓約書を提出していただきます。
（誓約書の未提出者には競争的研究資金の運営・管理を行わせないものとします。）

【3】競争的研究資金の運営・管理に関わる全ての構成員とは
研究代表者をはじめとする研究分担者等の研究者はもとより、事務処理を行う者及びリサーチアシスタント等を指します。

内部監査・リスクアプローチ監査（不正防止）の実施

1）内部監査（監査室、監事、監査法人が実施）

内部監査の対象は、内部監査を実施する年度の前年度に交付を受けていた補助事業から監査室等により抽出されます。科研費及びＪＳＴ関連の補助金については、本学の研究者が研究代表者として交付を受けている研究課題数の概ね１割以上を対象として通常監査を行います。また、その１割以上を特別監査（事実関係の厳密な確認などを含めた特別な監査）として行うことが義務付けられています。
それ以外の補助金（厚生労働科学研究費補助金等）はサンプルを抽出して通常監査またはリスクアプローチ監査を行います。

 

2）リスクアプローチ監査（監査室が実施）

全ての競争的研究資金については、不正が発生するリスクに対して重点的にサンプルを抽出し、抜き打ちなどを含めたリスクアプローチ監査として以下の調査を行います。

・出張先への問い合わせ及び出張者とのヒアリングを含めた実態調査
・研究補助員とのヒアリングを含めた実態調査
・物品等の現物確認
・書面調査及び取引業者への納入実態調査
・その他不正防止関する必要な調査

発注段階での支出財源の特定

競争的研究資金での物品購入等の執行については、「発注段階で支出財源の特定を行い、予算執行の状況を遅滞なく把握する。」ことが必要です。教員発注を認めている30万円未満の経費執行については、研究者だけでも発注段階で支出財源を特定するために、研究者から業者に「見積書の欄外に財源」を明記するよう指示をしてください。業者への指示を忘れた場合は、研究者が見積書へ支出財源を記入してください。（立替払いも同様に領収書等の欄外に支出財源を記入してください。）

【公的研究費の直接経費で購入した 準備品の本学での管理について】 ※令和3年度より運用変更
文部科学省より競争的研究費における制度改善が示され、直接経費で購入した物品について、耐用年数１年以上かつ取得価格 10 万円以上の物品は備品として管理することが令和3年度から求められることとなりました。そのため、これまで本学において準備品として管理されていた物品は備品と同等の管理を行うこととなりました。
つきましては、支払依頼時には備品購入時と同様、カタログ（商品概要のわかるもの）を添付してください。また、備品システムに登録後、管理番号等を記載した管理シールを購入者に配布しますので、各自で該当物品への貼付をお願いいたします。

※廃棄あるいは異動に伴う移管の際には所定の手続きを行う必要があります。事前に学術研究支援センターの各予算担当者へご連絡ください。

 

換金性の高い物品の管理

換金性の高い物品については、競争的研究資金等で購入したことを明示する他に、物品の所在を記録、管理します。学術研究支援センターが管理を行う物品、管理方法は以下のとおりです。

 

【1】備品管理を行わない20万円未満のパソコン類（金額にかかわらず20万円未満のものすべて）
パソコン、ノートパソコン、タブレット、ディスプレイ　等については、物品等購入（支払）依頼書の処理時に学術研究支援センターで管理台帳へ記録し、管理番号等を記載した管理シールを購入研究者に配布します。（各自で該当物品への貼付をお願いします。）
購入年度の翌年度に管理台帳に基づき現物確認を行います。

 

【2】図書カード
研究者自身で「図書カード受取者リスト」（様式あり）により、購入数と使用数、使用目的および受領者の記録を行い、学術研究支援センターに提出をお願いします。また図書カードを渡す際には受取者の受領を証明するもの（押印またはサイン）が必要です。（任意様式）

 

【3】切手類
用途の必要金額分を随時購入し、送付先、使用用件等を請求書または領収書等に記載したものを添付して支払依頼書の提出をお願いします。やむを得ずまとめて購入する場合は、研究者自身で購入数、使用数、送付先、送付用件等を明らかに記録した一覧（任意様式）を使用後速やかに学術研究支援センターに提出してください。

※科研費補助金、私立大学等経常費補助金等、年度決算が必要な経費については当年度中の使用となります。まとめ買いした切手を次年度に使用することはできませんのでご注意ください。

 

特殊な役務に関する検収

特殊な役務（データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守点検など）の検収については、提出された成果物および完了報告書等と検収を行うとともに必要に応じ、データ、仕様書等を専門の知識を有する者がチェックを行います。