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物品等購入に係る注意点

・物品等購入については原則、見積書・発注データ・納品書・請求書等での処理となります。
ただし、やむを得ない理由の場合、経費によっては立替払いが可能な場合があります。
注）大型プロジェクトの経費によっては認められない場合がありますので、担当者にご確認ください。

・見積書、納品書、請求書等に日付のない書類は受け付けできません。（後日、業者に対して納入実態調査を行う場合もあります。）社印の押印、支払先振込口座等の記入についても確認してください。また、請求書等の日付が古いものにつきましては、受理できないこともあります。

・金額（納入金額）は、消費税を含んだ額です。

・金額欄の訂正はできません。

・発注段階で支出財源の特定を行ってください。

購入金額30万円未満の物品購入について

(1)研究者が１業者の見積書を徴収して見積金額の妥当性を確認した後、研究者が発注
・業者に経費の財源を伝え、見積書の欄外に記入していただくようご指示ください。
　記入のない場合は、研究者ご自身で財源をご記入ください。（財源：科研費・学研奨励・JST等）

(2)納品（納品書、請求書を受領）

(3)物品検収

(4)書類の作成・提出
「物品等購入（支払）依頼書」の"1.物品等購入（支払）依頼書"と"3.支払依頼書"欄に記入、押印して《関係書類》に記入漏れ等がないことを確認後、添付の上、学術研究支援センターに提出してください。

※発注データ：発注書、契約書、インターネットの通販サイトの発注確定情報の写し、業者への発注時のメールの写しなど、納品物品等の数量や発注日が明確にわかること。

[ 注意 ]
30万円以下の書類をまとめて総額が30万円を超えた場合も事前購入決裁（見積合わせ）の対象になります。また、複数回に分けて短期間で同種・同一業者から調達することは、一連の取引とみなされ、その結果が総額30万円以上になれば見積合わせの対象になりますのでご留意ください。

◎発注権限が研究者となり、物品購入についての研究上の妥当性については研究者自身が問われることになります。
購入後であっても、場合によっては、提出書類を返却することもあります。

購入金額30万円以上の物品購入について

見積り～発注

(1) 研究者が最低２業者以上の納期記載の見積書を徴収してください。なお、特殊なもの等で２業者の見積書が提出できない場合や、その業者でしか取扱いのないものについては専売業者であることを証明する直販証明書・代理店証明書等を徴収してください。それ以外の理由の場合は「業者選定参考意見書」（任意様式）を添付してください。
※見積書には必ず納入期日の記載が必要です。業者より徴収の際、明記されているかご確認ください。

(2) 書類の作成・提出
「物品等購入（支払）依頼書」の"１．物品等購入（支払）依頼書"欄に記入、押印して徴収した見積書等を添付のうえ学術研究支援センターに提出してください。なお、「備品」を購入する場合はカタログ（商品概要のわかるもの）が必要です。（消耗品の場合は不要）
特殊な物品等の購入で特に業者を選定希望する場合は「業者選定参考意見書」（任意様式）を添付することができますが必ずしも希望する業者が選定されるわけではありません。

(3) 施設部で見積合わせを行い、施設部事務部長または事務局長等の決裁処理を行います。

(4) 購入決裁がおりましたら、購入決裁を通知し、書類を返却します。

(5) 通知後、研究者より発注してください。

納品後

(6) 納品（納品書、請求書等を受領）

(7) 物品検収

(8) 書類提出
「物品等購入（支払）依頼書」の"3．支払依頼書"欄に記入、押印して《関係書類》に記入漏れ等がないことを確認後、添付の上、学術研究支援センターに提出してください。

立替払いでの物品等購入の処理について

立替払いでの物品等購入に係る注意点

物品等購入については原則、見積書・発注データ・納品書・請求書等での処理となりますが、やむを得ない理由の場合に限り立替払いが可能です。ただし、大型プロジェクトの経費によっては認められない場合がありますので、担当者にご確認ください。

(1)物品を購入

(2)納品（領収書等の受領）
・領収書等に支出する財源を記入してください。

(3)物品検収

(4)書類の作成・提出
「物品等立替に伴う支払依頼書」に記入、押印して《関係書類》を添付の上、学術研究支援センターに提出してください。

購入物品等の検収について

1）検収作業

研究活動に必要な物品等の購入は、金額の多少にかかわらず物品検収窓口で検収作業を実施します。
また、物品の購入以外についても下記3）(7)の要領で検収を行います。

 

2）物品検収窓口

学術研究支援センターに「検収本部」を設置し、次の学部事務室に分室を設けております。
研究者は当該学部の「検収分室」において物品の検収を受けてください。

【物品検収窓口の設置場所】　受付時間　9:00～17:00（土日祝日を除く）

※学部以外に所属されている先生方は、「学術研究支援センター」におきまして検収いたします。
※薬品については、施設部（薬品管理部会事務局）・薬学部にて検収いたします。

 

3）検収の方法

検収は「公的研究資金に係る物品検収フロー」によります。

(1) 購入した物品と発注データ・納品書をもって「物品検収窓口」にて検収を受けてください。
図書の場合は同時に本（冊子）に検印を受けてください。

(2) 業者が検収を受ける場合は、一部の業者には検収作業の必要性と協力依頼を通知してありますが、発注時等に、　その旨、業者へ的確に指示してください。

(3)「物品検収窓口」では検収員が物品と発注データ及び納品書を照合し「物品および納品書に検収印」を押印します。（図書の購入の場合は本（冊子）にも検印します。）研究者は納品書に「受領印（私印）」を押印してください。

(4) 検収窓口へ持ち込みが困難な物品は最寄りの「物品検収窓口」へご連絡ください。検収員が指定の場所へ出向き　ます。（都合により速やかな対応ができない場合がありますのでご了承ください）

(5) 立替払いの場合は購入した「物品と領収書」をもって検収を受けてください。

(6) 検収が困難な実験動物・試薬・菌・細胞等も原則検収を受けてください。
なお、どうしても検収が困難な場合は「理由書」を添付してください。

(7) 物品の購入以外について
・保守・修理営繕については動作確認で検収を受け、検収印横に(例)「（確認場所）○号館○室にて動作確認をし　た」などと検収担当者に記入してもらってください。
・パソコンへデータをダウンロードして使用権を取得するもの等については使用画面確認または画面印刷で検収を　受けてください。
・データ作成依頼、翻訳等については成果物で検収を受け、成果物の一部を支払依頼書に添付してください。
・その他不明な場合はお問い合わせください。

(8) 特殊な役務（データベース、プログラム、デジタルコンテンツ開発・作成など）については必要に応じ、データ、仕様書等を専門の知識を有する者がチェックを行います。

※検収は原則納入時ですが、やむを得ず後日となる場合であっても、速やかに検収を受けてください。